CHAPTER 8 SISTEM PELAPORAN KEUANGAN DAN MANAJEMEN

A.    Sistem Buku Besar dan Pelaporan Keuangan

Manajemen Reporting System (MRS) dibedakan dari Financial Reporting System (FRS) dalam hal: pelaporan keuangan adalah wajib dan pelaporan manajemen diskresioner. Informasi pelaporan manajemen diperlukan untuk perencanaan dan kegiatan usaha pengendalian. manajemen organisasi menerapkan aplikasi MRS pada kebijaksanaan mereka, berdasarkan kebutuhan pengguna internal. Sumber masukan buku besar adalah voucher jurnal. Voucher jurnal, dapat digunakan untuk mewakili ringkasan dari transaksi yang sama atau transaksi yang unik tunggal, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar (BB) yang terkena dampak. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan ayat jurnal penutup semua dimasukkan ke dalam BB melalui voucher jurnal.

Kewajiban pelaporan dipenuhi melalui FRS. Banyak dari informasi yang diberikan berbentuk laporan standar keuangan, pajak, dan dokumen yang diperlukan oleh badan pengatur seperti Securities and Exchange Commission (SEC). Secara umum, pengguna di luar informasi tertarik dalam kinerja organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, mereka membutuhkan informasi yang memungkinkan mereka untuk mengamati tren kinerja dari waktu ke waktu dan untuk membuat perbandingan antara organisasi yang berbeda. Pelaporan keuangan adalah langkah akhir dalam proses akuntansi secara keseluruhan yang dimulai dalam siklus transaksi. Proses ini dimulai dengan yang bersih pada awal tahun fiskal baru. Hanya neraca rekening (permanen) yang dilakukan ke depan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, langkah-langkah berikut terjadi: Menangkap transaksi, Rekam dalam jurnal khusus, Posting ke buku besar pembantu, Posting ke buku besar, Siapkan neraca saldo disesuaikan, Membuat jurnal penyesuaian, Buatlah jurnal dan posting jurnal penyesuaian, Siapkan neraca saldo disesuaikan, Siapkan laporan keuangan,  Jurnal dan posting jurnal penutup, Siapkan neraca saldo setelah penutupan.

B.     Sistem Pelaporan Rekayasa Ulang XBRL

Laporan online data keuangan merupakan kebutuhan yang kompetitif untuk organisasi publik. Kebanyakan organisasi menggunakan HTML (Hyper Text Markup Language) untuk menempatkan laporan keuangannya secara online yang bisa di unduh oleh SEC, analis keuangan dan lain-lain.

Untuk mengatasi hal tersebut, sekarang terdapat standar internet yang didesain khusus untuk laporan tentang bisnis dan pertukaran informasi yang merupakan turunan dari eXtensible Markup Language (XML) yaitu eXtensible Business Language (XBRL).

Kata eXtensible dalam XML menunjukkan bahwa segala markup language dapat dibuat menggunakan XML. Yang didalamnya juga berguna untuk menyimpan data yang perintah formatnya dipetakan ke nilai data. XML juga dapat digunakan untuk menggambarkan struktur database internal organisasi.

Perbandingan antara dokumen HTML dengan XML adalah jika HTML pengguna akhir komputer tidak bisa memroses HTML dan hanya bisa menampilkan formatnya namun jika XML pengguna akhir komputer dapat mengenali XML dan dalam prosesnnya dapat menghilangkan beban saat ditampilkan di server web.

XBRL biasanya digunakan untuk melaporkan data keuangan gabungan tapi juga dapat diterapkan untuk mengkomunikasikan informasi yang berkaitan dengan transaksi individual. Proses pelaporan XBRL adalah sbb:

1.      Pilih taksonomi XBRL

2.      Melakukan referensi silang tiap akun di buku besar organisasi pelapor dengan elemen XBRL taksonomi yang tepat

3.      Data harus terorganisir dan diberi label sesuai dengan kebutuhan internal internal pelaporan perusahaan dan konvensi yang melibatkan pemetaan data internal organisasi untuk elemen taksonomi XBRL

4.      Proses pemetaan menggunakan alat seperti Taxonomy Mapper

5.      Jika proses pemetaan sudah selesai, tiap catatan database akan berisi penanda yang tersimpan seperti digambarkan oleh bidang elemen taksonomi

Perusahaan yang menggunakan teknologi database XBRL sebagai platform penyimpanan informasi utama mereka dapat mempercepat proses pelaporan. Pengguna data keuangan seperti investor dan analis dapat dengan mudah mengimpor dokumen XBRL ke dalam database internal dan alat analisis untuk lebih memudahkan proses pengambilan keputusan

Dari struktur database yang baru, program komputer yang mengenali tag terkait dengan data atribut dapa menghasilkan contoh dokumen XBRL (laporan keuangan yang sebenarnya).

Dokumen XBRL dapat dipublikasikan dan tersedia untuk pengguna data keuangan. Semua anggota dari komunitas laporan keuangan harus menyadari bahwa XBRL adalah teknologi pertukaran informasi yang penting. Di masa depan, XBRL akan menjadi alat utama untuk memberikan laoran bisnis ke investor dan regulator. Kemajuan akhir-akhir ini telah terjadi di amerika serikat dan di dunia.

C.    Mengendalikan Sistem Pelaporan Keuangan

Risiko potensial terhadap sistem pelaporan keuangan meliputi:

1.      Jejak audit yang rusak.

2.      Akses tidak sah ke buku besar.

3.      Rekening buku besar yang tidak seimbang dengan akun anak perusahaan.

4.      Saldo rekening buku besar salah karena tidak sah atau tidak benar.

5.      Voucher jurnal.

Jika tidak dikendalikan, risiko ini dapat mengakibatkan: laporan keuangan salah saji dan laporan lainnya, sehingga pengguna menyesatkan informasi ini; konsekuensi potensial litigasi; kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan; dan sanksi yang ditetapkan oleh undang-undang SOX.

Jejak audit adalah catatan dari jalan yang transaksi terjadi melalui tahapan input, pengolahan, dan output dari proses transaksi. Ini melibatkan jaringan dokumen, jurnal, dan buku besar yang dirancang untuk memastikan bahwa transaksi dapat secara akurat ditelusuri melalui sistem dari inisiasi untuk disposisi akhir. Audit trail memfasilitasi pencegahan dan koreksi kesalahan ketika file data yang nyaman dan logis terorganisir. Juga, buku besar dan file lain yang merupakan jejak audit harus rinci dan cukup kaya untuk (1) memberikan kemampuan untuk menjawab pertanyaan, misalnya, dari pelanggan atau vendor; (2) dapat merekonstruksi file jika mereka sepenuhnya atau sebagian hancur; (3) menyediakan data historis yang dibutuhkan oleh auditor; (4) memenuhi peraturan pemerintah; dan (5) menyediakan sarana untuk mencegah, mendeteksi, dan mengoreksi kesalahan.

D.    Sistem Pelaporan Manajemen

Pelaporan manajemen telah lama dianggap sebagai sebuah elemen penting dalam struktur pengendalian internal organisasi. Sistem ini dilakukan agar manajemen organisasi dapat menyelesaikan masalah secara efektif sehingga dapat tercapai tujuan organisasi tersebut.

Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Pelaporan Manajemen

Untuk merancang sebuah Sistem Pelaporan Manajemen yang efektif, diperlukan beberapa informasi agar manajer dapat mengatasi masalah yang dihadapi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi majemen yaitu :

1)                Prinsip-prinsip Manajemen

·        Formalisasi Pekerjaan. Prinsip ini membantu manajemen untuk dapat membangun sebuah organisasi dengan karyawan yang kompeten dibidangnya.

·        Tanggung jawab dan Otoritas. Jika seorang manajer mendelegasikan tanggung jawab ke bawahannya, ia harus juga memberikan otoritas kepada bawahannya untuk mengambil keputusan dalam batasan tanggung jawab itu.

·        Jangkauan Kontrol. Manajer dengan jangkauan ontrol sempit terlibat dengan rincian operasi dan keputusan spesifik, sedangkan manajer dengan jangkauan kontrol luas beroperasi paling efektif dengan informasi yang lebih ringkas.

·        Manajemen dengan pengecualian. Prinsip ini menyarankan agar para manajer membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah berpotensi masalah untuk menghindari keterlibatan dalam setiap aktivitas atau keputusan.

2)               Fungsi, level, dan jenis keputusan manajemen

Dalam hal ini manajemen berfungsi dalam merencanakan pengambilan keputusan dan memastikan agar aktivitas perusahaan berjalan sesuai perencanaan. Jenis keputusan manajemen dibagi 4 yaitu :

·         Keputusan Perencanaan Strategis, dibuat oleh manajer tingkat atas yang diantara lain: Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi, menetapkan filosofi manajemen, menetapkan tujuan perusahaan, dan menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis.

·      Keputusan Perencanaan Taktis, berada di bawah keputusan perencanaan strategis dan dibuat oleh manajemen menengah. Jangka waktu keputusan ini pendek, lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan dengan keputusan strategis.

·      Keputusan Kontrol Manajemen. Digunakan untuk memotivasi semua para manajer  untuk menggunakan sumber daya yang ada seproduktif mungkin.

·      Keputusan Kontrol Operasional. Kontrol ini lebih berfokus pada tugas-tugas rutin operasional perusahaan. Dan dalam keputusan ini terdapat 3 bagian yaitu standar operasional, evaluasi pelaksanaan dan perbaikan kontrol.

3)      Struktur masalah

Struktur ini dibuat agar kita dapat mengetahui seberapa baik para pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalahnya. Struktur masalah dibagi menjadi 3 bagian, yaitu Data (faktor-faktor masalah), Prosedur (proses dalam penyelesaian masalah), dan Tujuan (keputusan yang diambil dalam menyelesaikan masalah).

4)      Jenis pelaporan manajemen

Laporan manajemen dapat berupa media kertas maupun media digital. Dalam pelaporan manajemen, harus terdapat informasi yang berisi masalah yang dihadapi dan bagaimana cara penyelesaian yang dilakukan oleh para pengambil keputusan. Laporan manajemen harus memiliki jangka waktu teratur berupa harian, mingguan, bulanan, triwulan, atau tahunan. Agar dapat menjadi laporan yang efektif, perlu dipenuhi beberapa syarat, yaitu:

a.    Relevan. Setiap elemen informasi dalam laporan harus relevan untuk mendukung keputusan manajer.

b.    Ringkas. Laporan harus semakin ringkas ketika arus informasi bergerak dari manajemen bawah ke manajemen puncak.

c.    Pengecualian orientasi. Laporan pengendalian harus mengidentifikasi kegiatan yang beresiko di luar kendali dan harus mengabaikan kegiatan yang berada di bawah kendali.

d.   Ketepatan. Informasi dalam laporan harus bebas dari kesalahan material yang akan menyebabkan pengguna membuat keputusan yang salah.

e.    Kelengkapan. Sebisa mungkin tidak ada bagian dari informasi penting untuk membuat keputusan yang terlewatkan dari sebuah laporan.

f.     Aktualitas. Sistem pelaporan manajemen harus menyediakan manajer dengan informasi yang tepat waktu.

g.    Keringkasan yang padat isi. Selain ringkas, informasi dalam laporan harus menggunakan skema pengkodean untuk mewakili klasifikasi data yang kompleks dan menyediakan semua perhitungan yang diperlukan (seperti ekstensi dan varians) bagi pengguna, serta disajikan secara jelas dengan judul di semua nilainya.

Pelaporan Ad Hoc

Pelaporan Ad Hoc dilakukan melalui sebuah konsep bernama data mining, yaitu proses memilih, mengeksplorasi, dan pemodelan data dalam jumlah besar untuk mengungkap hubungan dan pola global yang ada dalam database yang besar tetapi tersembunyi di antara sejumlah fakta yang besar. Manajer menggunakan dua pendekatan umum untuk data mining, yaitu:

a.    Model verifikasi, menggunakan teknik drill-down baik untuk mem-verifikasi atau menolak hipotesis pengguna.

b.    Model penemuan, menggunakan data mining untuk menemukan informasi yang sebelumnya tidak diketahui tetapi penting yang tersembunyi di dalam data.

Pengambilan keputusan manajemen dapat ditingkatkan melalui data mining hanya jika data yang sesuai telah diidentifikasi, dikumpulkan, dan disimpan di gudang data, karena banyak masalah penting yang berkaitan dengan data mining dan pergudangan yang membutuhkan pemahaman tentang teknologi database relasional.

Akuntansi Pertanggungjawaban

Prinsip dasar dari konsep ini adalah bahwa manajer bertanggung jawab hanya untuk item (biaya, pendapatan, dan investasi) yang mereka kontrol. Arus informasi mengalir mewakili dua fase akuntansi, yaitu: menetapkan tujuan keuangan (proses anggaran); serta mengukur dan melaporkan kinerja secara top-down dan bottom-up melalui saluran informasi.

Pusat Pertanggungjawaban

Untuk mencapai akuntabilitas, badan usaha sering mengatur operasi mereka ke unit pusat pertanggungjawaban yang terbagi dalam:

a.       Pusat biaya. Manajer pusat biaya bertanggungjawab atas biaya manajemen dalam batas anggaran.

b.      Pusat laba. Manajer pusat laba memiliki tanggung jawab dalam hal pengendalian biaya dan generasi pendapatan.

c.       Pusat investasi. Manajer pusat investasi memiliki kewenangan umum untuk membuat keputusan yang sangat mempengaruhi organisasi.

Pertimbangan Perilaku

Kongruensi Tujuan

Sebuah sistem pelaporan manajemen yang terstruktur berperan penting dalam mempromosikan dan melestarikan keselarasan tujuan. Sistem pelaporan manajemen yang buruk dapat menyebabkan tindakan disfungsional yang bertentangan dengan tujuan organisasi yang disebabkan oleh:

a.       Informasi yang berlebihan. Hal ini terjadi ketika perancang sistem pelaporan tidak benar dalam mempertimbangkan tingkat organisasi manajer dan rentang kendalinya sehingga manajer mengandalkan tips, firasat, dan tebakan dalam membuat keputusan, yang tentunya memiliki risiko tinggi untuk menjadi sub-optimal dan disfungsional.

b.      Pengukuran kinerja yang tidak tepat. Ketika pengukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan dapat mengakibatkan perangsangan perilaku yang tidak sesuai dengan tujuan perusahaan.

Sumber : James A. Hall, Accounting Information Systems Seventh Edition (Diterjemahkan)